Kundenrechnungen erstellen und Lieferantenrechnungen prüfen
Kundenrechnungen korrekt erstellen
Um Kundenrechnungen korrekt zu erstellen, insbesondere im internationalen Geschäft, müssen bestimmte Vorschriften gemäß Art. 26 MWSTG beachtet werden.
Kassenzettel für Beträge bis 400 Franken müssen keine Angaben über den Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin enthalten. Solche Kassenzettel berechtigen nicht zu einer Steuerrückerstattung im Vergütungsverfahren.
Um Reputationsschäden und Korrekturaufwand zu vermeiden, sollten diese Anforderungen strikt eingehalten werden. Bei Unsicherheiten bezüglich der MWST-Ausweisung sollte bereits vor der Angebotserstellung ein MWST-Experte konsultiert werden. Diese Entscheidungen sind bei grenzüberschreitenden Leistungen besonders wichtig, da die MWST-Sätze im Ausland oft zwischen 20 und 25 Prozent liegen und zusammen mit Verspätungszinsen und Strafen schnell 50 Prozent des Umsatzes erreichen können. Ein vermeintlich profitables Geschäft kann dadurch schnell zu einem erheblichen Verlust führen. Daher ist es ratsam, frühzeitig lokale MWST-Expertise hinzuzuziehen.
Lieferantenrechnungen prüfen und allfällige Vorsteuerberechtigungen vornehmen
Gemäß Art. 26 MWSTG kann die formell korrekt in Rechnung gestellte Vorsteuer bei unternehmerischer, steuerbarer Verwendung der Eingangsleistung abgezogen werden (vgl. Art. 28 Abs. 1 MWSTG). Es wird empfohlen, formelle Kontrollen durchzuführen und fehlerhafte Eingangsrechnungen zurückzusenden. Ein Nachweis der Bezahlung der Vorsteuer ist für den Abzug erforderlich, sollte jedoch nur in Ausnahmefällen gefordert werden (vgl. Art. 28 Abs. 3 MWSTG). Dieser Nachweis ist gegeben, wenn die Vorsteuer im Zahlungsbeleg sowohl betragsmäßig als auch satzmäßig ausgewiesen ist oder auf die korrekt ausgestellte Rechnung verwiesen wird (vgl. Art. 26 MWSTG).
Nach Art. 3 Bst. k MWSTG gilt als Rechnung jedes Dokument, das zwischen den Parteien als solches bezeichnet wird (z.B. Handelsrechnung, Bestellung, Quittung oder Vertrag), mit dem gegenüber einer Drittperson (z.B. Kunde) über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird.
Unternehmen mit von der MWST ausgenommenen Umsätzen müssen in der Regel eine Vorsteuerkorrektur vornehmen. Die ESTV verzichtet jedoch auf diese Korrektur bei geringfügigen Nebenerträgen, wie Zins- oder Wertschriftenerträgen, die max. 5 Prozent des Gesamtertrags bzw. 10’000 CHF pro Steuerperiode betragen.
Beim Erhalt von Subventionen ist die Vorsteuer zu kürzen, entweder im Verhältnis zum Gesamtertrag (inkl. Spenden) bei allgemeinen Betriebssubventionen (vgl. Art. 75 Abs. 3 MWSTV) oder im Verhältnis zu den Aufwendungen in einem Tätigkeitsbereich, wenn die Subvention ausschließlich für diesen Bereich gewährt wird (vgl. Art. 75 Abs. 2 MWSTV, sog. objektbezogene Subventionen). Wenn in diesem Bereich keine Vorsteuer anfällt oder kein Anspruch auf Vorsteuerabzug besteht (z.B. wegen ausgenommener Umsätze, vgl. Art. 29 Abs. 1 MWSTG), entfällt die Vorsteuerkürzung.
Vorsteuerberichtigungen sind oft komplex und unterliegen dem Ermessen der ESTV. Daher ist es ratsam, bei hohen Vorsteuerbeträgen oder der Festlegung eines MWST-Konzepts eine schriftliche Anfrage mit den relevanten Informationen einzureichen.
Einhaltung von Fristen
Die MWST muss bis spätestens 60 Tage nach Quartals- oder Semesterende deklariert und bezahlt werden. Bei Nichteinhaltung dieser Frist fällt ein Verzugszins von 4 Prozent an. Es ist ratsam, die Fristen einzuhalten, da Fristverlängerungen von bis zu 60 Tagen online beantragt werden können. Häufige Mahnungen oder Fristverlängerungen könnten jedoch eine MWST-Kontrolle nach sich ziehen.
Fazit
Eine regelmäßige Umsatzabstimmung über alle Erfolgsrechnungskonten, das Anlagevermögen und die Vorauszahlungen hilft, das latente MWST-Risiko erheblich zu reduzieren. Dies wird besonders wirksam, wenn die Buchhaltung pro Konto und MWST-Kennzeichen ausgewertet wird, um die Saldi nachzuweisen und den Übergang zur MWST-Deklaration zu dokumentieren. Es ist wichtig, ein MWST-Kennzeichen für jede Buchung zu verwenden. Diese Methode spart Zeit und sorgt dafür, dass bei der ESTV kaum Auffälligkeiten entstehen, insbesondere wenn Fristen eingehalten und Vorsteuern regelmäßig berichtigt werden. Bei grenzüberschreitenden Geschäften sollte man zudem eine fachkundige Person hinzuziehen, um die mehrwertsteuerlichen Auswirkungen im jeweiligen Ausland zu klären, außer bei klaren Warenexporten.
Ihre MKY Treuhandpartner GmbH
Quelle: Mehrwertsteuergesetz | Mehrwertsteuerverordnung
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Jeder Einzelfall sollte individuell geprüft werden, und wir empfehlen, für spezifische Fragen eine professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.
