Aufbewahrungsfristen Schweiz: Was du als Unternehmen wissen musst
Aufbewahrungsfristen Schweiz: Was du als Unternehmen wissen musst
Die Aufbewahrungsfristen in der Schweiz sind kein Nebenthema. Sie sind ein zentraler Bestandteil deiner gesetzlichen Pflichten als Unternehmer.
Wenn Unterlagen fehlen, zu früh gelöscht werden oder nicht nachvollziehbar archiviert sind, kann das bei Steuerprüfungen, Revisionen oder Rechtsstreitigkeiten schnell problematisch werden.
Wer die Aufbewahrungsfristen kennt und sauber umsetzt, reduziert Risiken und bleibt rechtlich auf der sicheren Seite.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten in der Schweiz?
Gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR) müssen geschäftsrelevante Unterlagen grundsätzlich während mindestens 10 Jahren aufbewahrt werden.
Die Frist beginnt in der Regel mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres.
Diese gesetzliche Aufbewahrungspflicht betrifft insbesondere:
- Buchhaltungsunterlagen
- Jahresabschlüsse
- Rechnungen und Belege
- Geschäftskorrespondenz
- Steuerrelevante Dokumente
- Verträge mit geschäftlicher Bedeutung
Wichtig ist nicht nur die Dauer, sondern auch die Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der Unterlagen.
Welche Unterlagen musst du 10 Jahre aufbewahren?
Unternehmen in der Schweiz müssen vor allem folgende Dokumente während mindestens zehn Jahren archivieren:
- Finanzbuchhaltung und Nebenbücher
- Debitoren- und Kreditorenbelege
- Kassenberichte und Bankunterlagen
- Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen
- Verträge mit finanzieller oder rechtlicher Relevanz
Die Unterlagen müssen vollständig, geordnet und jederzeit zugänglich sein. Das gilt auch bei digitaler Archivierung.
Elektronische Dokumente sind zulässig, sofern sie revisionssicher gespeichert werden und nicht nachträglich unkontrolliert verändert werden können.
Häufige Fehler bei Aufbewahrungsfristen
In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Schwachstellen:
- Dokumente werden zu früh gelöscht
- Digitale Belege werden nicht revisionssicher gespeichert
- Archivierungsprozesse sind nicht klar geregelt
- Verantwortlichkeiten sind intern nicht definiert
- Backups fehlen oder sind unvollständig
Solche Versäumnisse fallen meist erst im Prüfungsfall auf. Dann ist es zu spät.
Aufbewahrungsfristen richtig umsetzen: Praktische Tipps
Damit du die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllst, solltest du:
- Klare interne Archivierungsrichtlinien festlegen
- Digitale Dokumente revisionssicher speichern
- Verantwortlichkeiten eindeutig definieren
- Archivbestände regelmässig überprüfen
- Eine funktionierende Backup-Strategie für elektronische Unterlagen etablieren
Struktur ersetzt Unsicherheit. Je klarer dein Archivierungssystem, desto geringer dein Risiko.
Fazit: Aufbewahrungsfristen sind Teil deiner Compliance
Die Aufbewahrungsfristen in der Schweiz sind kein reiner Verwaltungsakt. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil deiner unternehmerischen Compliance.
Wenn du weisst, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen und diese strukturiert archivierst, schützt du dein Unternehmen vor unnötigen Risiken.
Saubere Dokumentation schafft Rechtssicherheit, Transparenz und Stabilität.
